* gjeldende økonomireglement ble vedtatt på Landsstyremøte 2 2017/2018 og sist revidert på Landsstyremøte 3 2023/2024.
Om økonomireglementet
Økonomireglementet gjelder for tillitsvalgte i organisasjonen og deltakere på arrangementer i regi av organisasjonen. Andre som utfører oppdrag for, eller opptrer på vegne av organisasjonen, kan etter avtale komme innunder bestemmelsene i dokumentet.
- Alle som kom inn under bestemmelsene i dette dokumentet skal gjøres kjent med reglementet og plikter å holde seg oppdatert og å følge bestemmelsene.
I henhold til vedtektenes § 6.3 regulerer økonomireglementet alle økonomiske disposisjoner i Pedagogstudentene. Reglementet angir hvem som har fullmakter i organisasjonen, hvilke prosedyrer som skal følges og hvilke satser som gjelder. Reglementet vedtas av Landsstyret i henhold til vedtektenes § 6.3.
Økonomireglementet skal til enhver tid være i overenstemmelse med Utdanningsforbundets vedtekter, økonomireglement og eventuelt andre relevante retningslinjer.
1.1 Arbeidsutvalget
Arbeidsutvalget, ved leder, innehar ansvaret for at organisasjonens økonomi forvaltes og disponeres på en forsvarlig måte og innenfor de rammer gitt av landsstyret, landsmøtet og Utdanningsforbundet.
Arbeidsutvalget, ved leder, er ansvarlig for:
- At alle vedtak av økonomisk karakter, organisasjonens regnskapsføring og budsjettkontroll utføres.
- Å delegere nødvendige fullmakter til sekretariatet.
1.2 Fullmakter
a) Søknad om fravikelse av økonomireglementet må begrunnes og rapporteres videre til arbeidsutvalget.
b) Rett til å bestille varer og tjenester på vegne av organisasjonen innehas av ledelsen og sekretariatet, i henhold til gjeldende budsjett. Ved bestilling av tjenester av større omfang skal det nedtegnes skriftlig kontrakt.
c) Attestering av faktura og refusjonskrav gjøres av sekretariatet.
1.3 Arbeidsforhold for arbeidsutvalget, sekretariatet og innleid arbeidskraft
a) Sekretariatet lønnes av Utdanningsforbundet og all lønnsforhandling foregår etter samme rutiner som ellers i Utdanningsforbundet.
b) Arbeidsutvalget honoreres etter egen avtale med Utdanningsforbundet.
c) Honorering:
- Honorering av bidragsytere til organisasjonen bestemmes av ledelsen.
- Møteledelsen skal honoreres for tapt arbeidstid ved fast arbeid i ukedagene. Det fastsettes et fast honorar per person per møte, som utbetales på slutten av perioden. Honoraret fastsettes av ledelsen og sekretariatet. Frist for fastsettelse av honorar er fire uker før Landsmøtet.
d) Andre godtgjørelser reguleres av Utdanningsforbundet.
1.4 Ansettelser
Utdanningsforbundet foretar ansettelser i Pedagogstudentene. Stillingene er administrativt tilknyttet Utdanningsforbundets sekretariat. Pedagogstudentenes ledelse vil bli konsultert ved endringer i sekretariatet.
Personaladministrasjonen utføres av Utdanningsforbundet.
2 Refusjonsordninger ved oppdrag og deltakelse for organisasjonen
2.1 Krav for refusjon
a) Reiseutgifter refunderes i hovedsak etterskuddsvis, og når følgende krav er møtt:
-
Reiseregning, anført på fastsatt skjema, er sendt til sekretariatet senest innen seks – 6 – uker etter at arrangementet er avsluttet.
-
Alle utgiftene skal være dokumentert med nødvendig dokumentasjon og gyldige bilag.
-
Reisen(e) er foretatt på en mest mulig miljøvennlig og rimelig måte.
b) Pedagogstudentene kan fraskrive seg sin selvpålagte forpliktelse til å dekke hele eller deler av kostnadene til reise eller opphold dersom:
-
Reiseregningen blir sendt inn etter fristens utløp.
-
Bilag ikke er vedlagt reiseregningen
-
En representant har et ugyldig fravær utover et omfang tilsvarende 25% av arrangementets varighet.
c) Dersom reisen til eller fra et arrangement legges til mer enn en uke unna henholdsvis møtestart eller -slutt anses det som en privat reise og den dekkes dermed ikke.
d) I særskilte tilfeller kan skriftlig begrunnede utgifter til tjenestereiser dekkes, selv om det ikke foreligger kvitteringer. Dette avgjøres av leder eller nestleder. I slike tilfeller legges rimeligste reisemåte med offentlig kommunikasjon til grunn. Dette omfatter ikke flyreiser eller bruk av taxi.
e) Dersom det skal gis oppmerksomhetsgaver som overstiger 297,- per gave, må dette avklares med ledelsen. Goder tillitsvalgte mottar i kraft av sitt verv må være i tråd med norsk lovverk.
2.2 Reise
a) Reiser skal primært bestilles gjennom den reiseportalen Pedagogstudentene benytter, med mindre reiseportalen ikke er egnet. Reise bestilles senest 2 uker før arrangementstart, med mindre innkalling eller invitasjon spesifiserer andre frister.
b) Reise og opphold til/på møter og arrangementer skal, som hovedregel, foretas med miljøvennlige transportmidler, som tog eller buss, framfor fly, og på rimeligst mulig måte for organisasjonen. Rabaterte billetter bør benyttes når det er tilgjengelig.
Unntak fra miljøvennlige transportmidler kan gjøres dersom:
- Transportmiddelet medfører vesentlig merkostnad eller ulempe for Pedagogstudentene eller den reisende.
- Transportmiddelet har en reisetid på over 5 timer.
- Andre transportmidler er forhåndsgodkjent av leder eller én av nestlederne.
Unntak fra rimeligste reisevei gjøres dersom:
- Det medfører ulemper for den reisende og alternativ reiserute avklares med leder eller en av nestlederne i forkant av reisen.
- Spesielle hensyn gjør det nødvendig å benytte andre og dyrere reisemåter.
c) Dersom bruk av sovekupé på tog medfører merkostnad skal det avklares med leder eller én av nestlederne i forkant.
d) Normalt dekkes reise tur/retur studiestedet. Reiser til/fra andre steder må avklares med ledelsen eller sekretariatet før reisen bestilles.
e) Endring av bestilt billett dekkes kun i særskilte tilfeller, godkjent av leder eller én av nestlederne på forhånd.
f) Ved refundering av flyreiser skal kvittering eller faktura med opplysninger om reisende, tid og sted for avreise/ankomst og pris legges ved reiseregningen.
g) For billettløse reiser må dokumentasjon om at reisen faktisk er gjennomført legges ved.
Fordeler vunnet ved arbeid eller virksomhet er skattepliktig inntekt.
2.3 Alternative transportmidler
a) Organisasjonen dekker kun kjøregodtgjørelse dersom det er innhentet tillatelse fra ledelsen eller sekretariatet før reisens start. Ved godkjent bruk av eget kjøretøy tilstås en kjøregodtgjørelse ved reiser over 5 km én vei, eller over 10 km tur-retur. Satsen for kjøregodtgjørelsen settes til den til enhver tid høyeste beløpet som ikke er underlagt beskatning. Det gis ikke ekstra godtgjørelse for passasjerer. Ved bruk av eget kjøretøy skal den faktiske reiserute og tid spesifiseres på reiseregningen.
b) All bruk av eget kjøretøy til møter og arrangementer er frivillig, og organisasjonen dekker ikke skader på, eller påført av, privatbiler som blir brukt. Bøter dekkes ikke av organisasjonen. Ved skader på, eller påført av, biler leid av organisasjonen dekkes kostnadene ved dette.
c) All bruk av taxi skal avklares med ledelsen eller sekretariatet i forkant.
2.4 Diett
a) I hovedsak serveres det mat ved sentrale arrangementer i regi av Pedagogstudentene.
b) For at Pedagogstudentene skal refundere kostnader til diett må det være mer enn fire – 4 – timer mellom avreise til arrangement og til første måltid serveres på arrangementet, eller fra siste måltid blir servert på arrangementets siste dag til hjemkomst.
c) Kost refunderes etter regning, oppad begrenset til følgende satser;
Frokost: kr 150,- Lunsj: kr 225,- Middag: kr 320,-
Pedagogstudentene refunderer ikke kostnader for alkohol.
d) Der hvor Pedagogstudentene eller Utdanningsforbundet holder innkvartering, har den tillitsvalgte ingen refusjonsrett ved annen innkvartering. Unntaket fra dette gis kun hvor dette gir helsemessige konsekvenser, og skal avtales med ledelsen eller sekretariatet i forkant.
e) Diettkostnader dekkes ikke ved manglende kvitteringer.
2.5 Oppmøte på møter og arrangementer
a) Arbeidsutvalget skal informere om hvem organisasjonen dekker reise og opphold for i innkallingen/invitasjonen til det enkelte møte eller arrangement.
b) Ugyldig fravær utover 25% skal godkjennes eller én av nestlederne. Dersom Pedagogstudentene har betalt på forhånd kan etterfakturering benyttes. Pedagogstudentene skiller mellom gyldig og ugyldig fravær. Eksempler på gyldig fravær er:
- Obligatorisk undervisning
- Representasjon på vegne av Pedagogstudentene
- Sykdom
- Omsorg for barn
- Andre tungtveiende årsaker
2.6 Klage
Dersom tillitsvalgte mener de ikke har fått refusjon i henhold til økonomireglementet, kan vedkommende sende en begrunnet klage til ledelsen. Dersom den tillitsvalgte er uenig i ledelsens vurdering, sendes klagen til kontrollkomitéen som uttaler seg om saken. Dersom kontrollkomiteens uttalelse strider mot ledelsens vurdering, vil klagen gå opp til en ny vurdering hos ledelsen. Vurderingen her er endelig.
3.1 Lokallagsmidler
a) Lokallagene disponerer ingen egne konti, men Landsstyret kan i behandling av budsjett avsette midler som står til disposisjon for lokallagene.
b) Lokallagene skal ved alle arrangementer forholde seg til diettsatsene nevnt i punkt 2.4 c).
c) Midlene lokallagene mottar skal brukes med formål om å:
- Verve nye medlemmer
- Rekruttere tillitsvalgte
- Oppfylle arbeidsprogrammet
Bruken skal i størst mulig grad komme medlemmene til gode. Det er ikke lov å bruke lokallagsmidlene på alkohol. Lokallagene kan til enhver tid søke om midler til lokal aktivitet. Lokallagene skal ha svar på søknad fra ledelsen og sekretariatet senest to - 2 - uker etter søknad er innsendt.
3.2 Refusjon
a) For å få refundert midler til bevertning ved møter skal deltakerliste vedlegges utleggsskjema.
b) I de tilfeller man har utlegg for andre, og krever dette refundert, skal navn på utreisehaver og kvittering vedlegges.